Menggunakan alamat email profesional
Hal pertama yang akan dilihat penerima email Anda adalah siapa pengirimnya. Atau itu seharusnya sudah terlihat dari nama alamat email Anda. Jadi gunakan alamat email profesional yang dengan jelas menyatakan nama Anda. Hindari nama panggilan dan jangan gunakan angka dalam nama Anda. Titik, garis putus-putus, dan garis bawah diperbolehkan.
Bahkan sebelum seseorang membuka email Anda, subjek pesan Anda akan terlihat. Itu harus meyakinkannya apakah akan melihat surat Anda atau tidak. Terutama ketika penerima belum mengenal Anda, penting bagi Anda untuk memilih subjek yang baik. Tentu saja, ini harus menjadi semacam ringkasan konten.
Tiga sampai delapan kata lebih dari cukup sebagai subjek email Anda. Cobalah untuk menghindari judul yang tidak jelas, dan pastikan penerima Anda tidak berpikir pesan Anda adalah spam. Beberapa alamat email akan menganggap istilah tertentu mengkhawatirkan dan secara otomatis akan mengembalikan email Anda ke folder terpisah.
Jadi pastikan untuk meluangkan waktu memilih subjek untuk email Anda. Lagi pula, jika ada yang salah di sini, sepuluh langkah berikut tidak lagi penting.
Anda selalu memulai email Anda dengan salam yang benar. Ini sedikit tergantung pada hubungan Anda dengan penerima. Jika Anda tidak atau hampir tidak mengenalnya, yang terbaik adalah tetap formal. Jika Anda tahu nama belakang penerima, Anda dapat menggunakannya: "Tuan/Nyonya ..."
Jika bisa sedikit lebih informal, Anda dapat menggunakan nama depan penerima. "Dear Kelly" atau bahkan "Day Kelly" kemudian dimungkinkan.
Apakah Anda tidak mengenal penerima sama sekali dan apakah Anda tidak memiliki nama belakang yang dapat Anda gunakan? Kemudian Anda hanya menyapanya dengan "Tuan / Nyonya yang terhormat".
Cara memulai email saat membalas pesan
Misalkan pelanggan telah mengirim email kepada Anda dengan pertanyaan, maka Anda harus berterima kasih kepada pengirim karena kesopanan. "Terima kasih atas minat Anda pada perusahaan kami" atau "Terima kasih atas pertanyaan Anda".
Jika seseorang telah membalas email yang telah Anda kirim sebelumnya, Anda tentu saja akan berterima kasih kepada orang itu atas tanggapan mereka (cepat).
Jika Anda mengambil inisiatif untuk mengirim email kepada seseorang sendiri, penting bagi Anda untuk membuat tujuan email Anda jelas sejak awal. Jika tidak, penerima mungkin akan keluar. "Saya menulis kepada Anda sehubungan dengan ..."
Jika perlu, perkenalkan diri Anda sehingga penerima tahu siapa Anda. Tentu saja, itu tidak harus menjadi presentasi yang luas: hanya nama Anda, posisi dan mungkin link ke situs web bisnis Anda.
Disertai dengan situs web yang bagus, email Anda akan langsung tampak jauh lebih profesional. Dengan Bizz Online, pakar digital yang ditugaskan secara pribadi memastikan bahwa situs Anda siap untuk ini.
Jelaskan apa yang ingin Anda capai dengan email Anda
Dalam e-mail bisnis, Anda dalam keadaan apa pun tidak diizinkan untuk berputar di sekitar pot. Anda dan penerima memiliki hal-hal lain yang harus dilakukan. Anda bahkan bisa sangat langsung, selama Anda tetap sopan.
Jika Anda pertama kali menyebutkan beberapa hal yang benar-benar tidak penting, juga akan lebih sulit bagi penerima Anda untuk mengetahui tentang apa email Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, tanyakan dengan sangat jelas sehingga penerima tahu apa yang harus ada dalam jawabannya.
Sederhana, tanpa warna dan tanpa emotikon
Pilih font yang jelas terbaca! Tidak ada gunanya bermain dengan efek dan warna khusus, karena mereka hanya akan mengalihkan perhatian penerima.
Emotikon juga lebih baik dihindari, terutama jika kontak Anda sangat formal. Selain itu, kata-kata tebal yang berlebihan, huruf kapital, dan teks miring membuat email Anda lebih sulit dari yang diperlukan.
Email bisnis membutuhkan bahasa bisnis. Jadi jangan gunakan kata-kata yang dialektika atau dianggap informal. Permainan kata dan lelucon juga lebih baik digunakan dalam konteks yang berbeda. Bersikaplah sopan dan tulis seperti yang Anda inginkan untuk ditangani dalam suasana bisnis.
Anda harus sampai ke intinya dengan cepat, jadi jangan membuat email Anda lebih lama dari yang diperlukan. Dengan teks yang panjang, orang cenderung menggulir sehingga mereka mungkin mencari di sebelah masalah. Tentu saja, tidak ada panjang resmi yang direkomendasikan, tetapi tetap berpegang pada informasi penting.
Jika teks Anda cukup luas, pecahkan menjadi beberapa paragraf. Itu jauh lebih menyenangkan bagi penerima daripada potongan teks yang panjang.
Di akhir email Anda, Anda menyapa penerima lagi. Anda pasti bisa berterima kasih padanya lagi karena telah membaca surat Anda. Kemudian Anda menutup dengan 'salam' atau 'jenis salam', diikuti dengan nama Anda dan mungkin posisi dan rincian kontak Anda.
Disarankan untuk membuat tanda tangan digital tetap untuk email profesional Anda. Kemudian muncul secara default di bawah email Anda, sehingga Anda tidak benar-benar harus menulis apa pun di bawah salam penutup itu. Anda juga dapat menyertakan logo dan nama bisnis Anda, tautan ke situs web Anda, nomor telepon Anda, dll. Itu jelas tampil sangat profesional.
Baca email Anda dengan hati-hati sebelum mengirimkannya
Jangan langsung klik 'kirim' saat email Anda selesai. Pastikan teks pesan Anda selesai dan konten sesuai dengan tujuan Anda. Jika Anda membaca email Anda, Anda akan segera memperhatikan apakah esensi pesan Anda jelas.
Dan tentu saja Anda ingin benar-benar menghindari kesalahan dt dengan email bisnis dalam bahasa Belanda. Bagaimanapun, itu akan sangat buruk. Dalam bahasa apa pun, tentu saja penting untuk memeriksa kesalahan ejaan teks Anda.
Jangan lupa lampiran apa pun
Kita semua terkadang mendapatkan dua e-mail berturut-turut dari pengirim yang sama, karena di versi pertama dia lupa lampirannya. Tentu saja, itu bisa terjadi dan Anda hanya perlu meminta maaf untuk ini, tetapi selalu lebih baik jika Anda dapat menghindarinya.
Juga, pastikan bahwa lampiran tidak terlalu berat. Lagi pula, Anda tidak ingin PC penerima macet saat dia membuka dokumen Anda. Hal ini juga selalu dapat berguna untuk menyebutkan dalam e-mail Anda bahwa lampiran telah dikirim dengan itu.